Automatiseer je HR-processen met AFAS
Ruimte voor de kern van je werk.
Dát is de belangrijkste reden om bedrijfsprocessen te automatiseren.
Of het nu gaat om zaken als de loonverwerking, verlof, verzuim, werving & selectie of andere HR-administratie. Door automatisering van je processen minimaliseer je de kans op fouten, heb je altijd inzicht in belangrijke cijfers en verklein je de administratieve lasten. Zo heb je meer tijd over voor wat écht belangrijk is.
De administratieve processen binnen je bedrijf zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Met AFAS Software zijn alle HR-processen echt verbonden.
Product tour door onze HRM-software
Met AFAS Software stroomlijn je al je HR-processen en minimaliseer je de administratie ervan. In de product tour laten we zien hoe onze software werkt en wat je er allemaal mee kan.
Liever een demo afgestemd op jouw organisatie? Maak een afspraak!
HRM
Regel je zaken als loonverwerking, verlof, verzuim en werving & selectie met één muisklik en minimaliseer de administratie ervan.
AFAS Pocket
Met de AFAS Pocket app regelen je medewerkers de belangrijkste HR-zaken gewoon via hun telefoon. Je HR-afdeling is zo 24/7 beschikbaar!
AFAS Online
Met AFAS Online werk je veilig in de cloud, ben je actueel met wet- en regelgeving en ben je snel op weg dankzij de AFAS Template.
HRM
HRM & Sociaal secretariaat
Minder administratie, meer tijd voor strategisch HR
Met de software van AFAS stroomlijn je alle HR-processen en minimaliseer je de administratie ervan. Het resultaat? Jij bent minder tijd kwijt aan administratie en jij kunt je bezighouden met strategisch HR.
Administratie zoals verlof, verzuim en de loonverwerking kosten je nu nog veel tijd. En dat terwijl die administratieve werkzaamheden al lang niet meer je primaire focus zijn. Want HR verschuift. Thema’s als werkgeluk en strategische personeelsplanning krijgen prioriteit.
Met de module HRM krijg je weer grip op je HR-processen. Automatiseer tijdrovende administratie, betrek je team beter en gebruik onze slimme dashboards voor meer grip en inzicht. Het gevolg? Je hebt weer tijd voor wat écht belangrijk is.
Aan de slag met ESS & MSS
Betrek je medewerkers bij HR-processen
Ligt al je administratie nog bij één persoon of afdeling? Met Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS) is dat verleden tijd. Vanaf nu wijzigt iedere medewerker makkelijk zijn of haar HR-gegevens. 24/7 beschikbaar en altijd binnen handbereik met de AFAS Pocket app.
Op jouw eigen InSite breng je al je HR-zaken samen. Ook is InSite in te zetten als intranet. Zo werk je met één portaal voor al je medewerkers.
Via de AFAS Pocket app regelen medewerkers al hun HR-zaken gewoon zelf. Uren boeken? AFAS Pocket! Net iets gekocht en wil je dit declareren? AFAS Pocket!
Waar wil je meer over weten?
Klik op een blok en duik de details in
Met Employee Self Service ligt administratie niet meer bij één persoon of afdeling. In plaats daarvan is de administratieve druk verspreid over de organisatie. Door te kiezen voor administratie bij de bron, voorkom je fouten. Employee Self Service werkt makkelijk, inzichtelijk en sneller.
De voordelen van Employee Self Service:
- Minder foutgevoelig
- Informatie is altijd up-to-date
- Meer inzicht
- HR heeft tijd voor strategisch HRM
- Afgestemd op jouw bedrijf
- Medewerkers zijn 24/7 beschikbaar
Voorbeelden van Employee Self Service
- Gegevens wijzigen (adres, telefoonnummer)
- Verlof aanvragen
- Ziekmelden
- Declaraties indienen
Managers hebben het liefst zelf de touwtjes zoveel mogelijk in handen. Met Manager Self Service (MSS) nemen ze een deel van de HR-werkzaamheden over.
Meer werk? Nee hoor. Managers en leidinggevenden zijn hierdoor meer betrokken bij de medewerkers. Doordat managers altijd werken met de meest actuele gegevens, zijn ze op de hoogte van wat er speelt en kunnen ze eerder bijsturen als dat nodig is.
De voordelen van Management Self Service:
- Minder foutgevoelig
- Taakgestuurd werken
- Recht op mutaties invoeren van eigen afdeling
- Inzicht in ken- en stuurgetallen van de afdeling
- HR heeft tijd voor strategisch HRM
Voorbeelden van Management Self Service
- Personeelsdossiers van medewerkers inzien en wijzigen
- Declaraties beoordelen
- Verlof accorderen en verzuim melden
- Vastleggen gespreksverslag talentmanagement
- Medewerkers in dienst en uit dienst melden
- Contracten verlengen of opzeggen
Onze HR-software is naadloos geïntegreerd met verschillende sociaal secretariaten. Dankzij die koppeling bespaar je nog meer tijd en kosten op je HR-afdeling. Handmatige handelingen zijn niet meer aan de orde. Je kan vanaf nu opdracht geven tot het uitbetalen van voorschotten of lonen via de software van AFAS.
Partners van AFAS
AFAS heeft een volledige standaard interface ontwikkeld met de volgende 5 sociaal secretariaten: Acerta, SD Worx (eBlox), Group S, Partena (ExpertSalary) & Liantis (Hora). Naast die interfaces koppelen we uiteraard ook met andere sociaal secretariaten.
Door voortaan met workflows te werken, verdwijnt administratief werk. En de geautomatiseerde controles besparen je een hoop tijd. Dit alles zorgt ervoor dat jij als loonadministrateur meer tijd overhoudt voor de specialistische payrollzaken.
De voordelen van de loonadministratie met AFAS
- HRM & Payroll vanuit één systeem
- Minder administratie dankzij slimme automatisering
- Inzicht met dashboards
- Inzicht in loonkosten op basis van berekende gegevens
- Loonfiche in het digitale dossier van de medewerker
Het standaard werving- en selectieproces zit vol kleine administratieve stapjes. Van het opzetten van de vacature tot aan het achter-de-schermen voorbereiden van een eerste werkdag.
Met de software van AFAS regel je alles vanaf één centrale plek. Door OutSite (je eigen Werkenbij-site) en InSite (je eigen medewerkersportaal) met elkaar te verbinden, bouw je een compleet eigen sollicitatieportaal. Hier voeren kandidaten zelf hun gegevens in. Vervolgens start het systeem automatisch interacties met ze op. Sollicitant Self Service, noemen we dat. En heb je een nieuwe vacature? Met de job alert breng je de juiste kandidaat op de hoogte.
Naast de Sollicitant Self Service bestaat ook de mogelijkheid om je externe werving- en selectiepartners te laten inloggen op het portaal. Ze kunnen daar kandidaten voorstellen op de openstaande vacatures. Ze loodsen hun kandidaat deels door het proces tot het moment dat jullie het overnemen en de sollicitant eventueel in dienst melden. Dat gebeurt allemaal vanuit hetzelfde portaal. Je kan zelfs inzicht krijgen in het aantal kandidaten dat een partner heeft voorgesteld én hoeveel er daarvan effectief zijn gestart.
Uiteraard kan er solide managementinformatie worden geraadpleegd om zo het recruitmentproces goed te kunnen monitoren.
Gemiddeld verlaat 35% van de nieuwe medewerkers het bedrijf binnen 2 jaar. Zeker bij grote organisaties kan dit veel administratie met zich meebrengen. Het is daarom interessant om dit proces zoveel mogelijk te automatiseren.
Instroom
Als je een geschikte kandidaat hebt voor een functie, dan start het proces van indienst melden. Dit proces start de manager in InSite. Door gebruik te maken van profielen en workflows vindt het proces volledig gecontroleerd en digitaal plaats. Onze ID-check d.m.v. Valicare (optioneel) zorgt ervoor dat dit helemaal foutloos gaat.
Na het indienst nemen van de medewerker wil je dat de medewerker zo snel mogelijk succesvol is. Daarvoor heeft de medewerker tools nodig. Dit kan een laptop of telefoon zijn, maar ook een opleidingstraject. Door workflows slim in te richten, worden al deze taken automatisch opgestart. Zo krijgt jouw nieuwe medewerker een vliegende start!
Doorstroom
Vanaf de eerste dag dat de medewerker in dienst is, werkt die aan zijn/haar carrière. In AFAS Software leg je alles vast. En dit resulteert weer in de nodige managementinzichten. Je beheert eenvoudig:
- Contractverlenging
- Loonwijziging
- Functiewijziging
- Contractwijziging
- Roosterwijziging
- Overplaatsing
Uitstroom
Er zijn ook medewerkers die je organisatie verlaten. Is het proces van de uitstroom al geregeld? Leg je de inhoud van het exitgesprek vast? Dat levert zinvolle informatie op om de bedrijfsvoering te verbeteren. Leg de reden van uitstroom ook vast, zodat je die kunt gebruiken voor statistische gegevens.
Binnen InSite bestaat een ESS/MSS-functionaliteit om jezelf uit dienst te melden. De workflow erachter zorgt dat de personeelsadministratie ook op de hoogte wordt gebracht van het vertrek van de medewerker om de laatste salarisuitbetaling te regelen.
Doorstroom of talentontwikkeling is een belangrijk onderdeel van goed talentmanagement. Breng de competenties van medewerkers in kaart en check welke ze nodig hebben voor hun functie. Of kijk of hun huidige competenties met een beetje ontwikkeling of aanpassing goed bij een andere functie passen. Sommige bedrijven werken met een model voor talentontwikkeling. Misschien is dat ook iets voor jouw organisatie.
Opleidingsportaal voor medewerkers
Op InSite is een kennisportaal beschikbaar waarop je alle informatie vindt over de opleidingen, cursussen en diploma’s.
Alle door jou gevolgde opleidingen en cursussen staan in je medewerkerdossier. Voorzien van een certificaat van deelname of een diploma. Om je talent verder te ontplooien kun je je op je kennisportaal ook inschrijven voor nieuwe opleidingen of cursussen.
Competentiemanagement (gesprekkencyclus)
De persoonlijke ontwikkeling kun je sturen via competentiemanagement zodat er per functie vastligt welke competenties vereist zijn. Daarnaast kun je gebruik maken van gesprekkencyclus zodat de persoonlijke ontwikkeling ook geborgd is in het dossier van de medewerker.
Met AFAS Software weten je medewerkers altijd hoeveel verlofdagen zij nog hebben. En dankzij Employee Self Service (ESS) boek je eenvoudig zelf je verlof met de AFAS Pocket app of via InSite.
Self Service voor verlof
- Kopen, verkopen, boeken of intrekken van verlof
- Verlofreeksen
- Verschillende verlofsoorten als vakantie, ouderschapsverlof, onbetaald en bijzonder verlof
- Reden van verlof (zelf te beheren)
Slimme integraties
- Koppeling met Projecten (optioneel)
- Koppeling met je agenda (optioneel)
Verzuim heeft te maken met afwezigheid als gevolg van ziekte. Het proces start met de ziekmelding, waarna eventueel een ziekteattest opgeladen kan worden en wordt afgesloten als het werk weer wordt hervat. Het verloop van het verzuim wordt via workflowtaken gestuurd.
De uitgebreide mogelijkheden van verzuim in AFAS:
- Inzicht in verzuimcijfers via dashboards
- Verzuimprofielen
- Ziekteattest
In België kennen we verschillende soorten schorsingen, zoals tijdskrediet, thematische verloven en langdurige ziekte of gedeeltelijke werkhervatting. De medewerkers kunnen een schorsing aanvragen en die wordt daarna via de workflow goedgekeurd. Zowel de schorsing als het rooster worden vervolgens aangeleverd aan het sociaal secretariaat voor een juiste uitbetaling.
Ouderschapsverlof & geboorteverlof
Bij de geboorte van een kind wordt dat kind toegevoegd als familielid in het HR-systeem. AFAS Software zal op basis van de wetgeving automatisch de wettelijke saldo’s toekennen aan de medewerker. Op die manier kan die ook zijn schorsing of geboorteverlof opvragen.
De thuiswerkende medewerker door de coronapandemie is een nieuwe uitdaging voor HR. Hoe regel je de specificatie van reiskosten en de introductie van de thuiswerkvergoeding? En hoe behoud je inzicht in de bezetting?
In AFAS Software kunnen medewerkers hun thuiswerkdagen vastleggen. Dat geeft je inzicht in de bezetting op de afdeling.
Het ‘recht om vergeten te worden’ kan eenvoudig worden uitgevoerd om de betreffende gegevens te blokkeren voor gebruik, te verwijderen of onherkenbaar te maken. Binnen AFAS zijn er verschillende mogelijkheden voor.
In de wetgeving is veel aandacht voor ‘dataportibiliteit’. De mogelijkheden in onze software, zoals analyses, rapporten via pdf en/of XML zijn voldoende om aan de wetgeving te kunnen voldoen. Het is mogelijk om gegevens die niet meer in gebruik zijn te blokkeren evenals om dossierstukken en sollicitanten te kunnen verwijderen. Ook worden acties zoals ‘verwijderen’ vastgelegd, zodat kan worden aangetoond dat gegevens verwijderd zijn.
Met de BI-dashboards toon je belangrijke HR-data op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. En dat levert je actuele stuurinformatie op!
De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:
- Bezetting
- Formatiebeheer
- Loonbeslagen en leningen: ESS
- Loonbeslagen en leningen: HRM
- Loonkosten
- Loonmutaties
- Ontwikkeling loonschalen
- Organigram
- Sociaal: Kengetallen
- Sociaal
- Sociaal jaarverslag
- Succession planning
- Verlof: ESS
- Verlof: HRM
- Verlof: MSS
- Verzuim: ESS
- Verzuim: HRM
- Verzuim: MSS
- Vlootschouw
- Wagenpark
- Werving en selectie
Tijd voor een persoonlijke demo?
‘Bij Scania zouden ze niet meer zonder de HR-software van AFAS willen werken.’
Voor de samenwerking met AFAS gebruikte de HR-afdeling van Scania geen enkel systeem voor de personeelsadministratie. Ze maakten veel Excellijsten op en hun personeelsdossiers zaten nog in kaften. Dat werd te onoverzichtelijk en toen begon de zoektocht naar HR-software. Via sociaal secretariaat Group S is Scania bij AFAS terechtgekomen.
AFAS Pocket
AFAS Pocket
Met de AFAS Pocket app regel je je belangrijkste taken & HR-zaken gewoon via de telefoon.
Automatiseren met workflows
Ga voor standaardisatie
Door je HR-processen van je organisatie in de software vast te leggen, zorg je ervoor dat processen altijd gestructureerd, efficiënt en vaak zelfs automatisch verlopen. Bovendien heb je eenvoudig inzicht in welke stap van het proces de gebruiker zich bevindt en wie er verantwoordelijk is. En dankzij het gebruik van workflows ontstaat er voor jou een schat aan data.
Met onze standaardinrichting hebben we de meest voorkomende HR-processen alvast voor je ingericht. Die zijn opgesteld uit de ervaringen van meer dan 12.000 klanten. Zo kun je gebruik maken van de standaard workflows of je eigen workflows creëren.
Signalen
In InSite krijgt de HR-medewerker signalen als bijvoorbeeld een certificaat, opleiding of arbeidscontract afloopt. Je hebt de mogelijkheid om signalen te koppelen aan een workflow. Wordt er een workflowtaak afgehandeld, dan kan er automatisch een signaal binnenkomen bij een medewerker of afdeling. Ook kun je van een signaal direct een taak maken of een signaal op een bepaald moment in de tijd laten genereren.
AFAS Online
AFAS Online: werken vanuit de cloud
AFAS Online is het cloudplatform van AFAS waarin de software wordt aangeboden. Het cloudplatform zorgt ervoor dat de software snel en stabiel bereikbaar is, altijd up-to-date wordt gehouden en de back-ups geregeld zijn. Vanzelfsprekend investeren wij continu in de hardware van het platform zodat jij altijd met de modernste technologie werkt.
Altijd up-to-date: wij doen de updates
Je gebruikt de software van AFAS via de cloud. Wij verzorgen het systeembeheer, een optimale beveiliging en een dagelijkse back-up. Je bent en blijft zelf eigenaar van de data.
Doordat je werkt met AFAS Online worden cao-updates, nieuwe versies, patches en wettelijke wijzigingen automatisch voor je geïnstalleerd. Dit gebeurt vaak ’s nachts of in het weekend op een vooraf aangekondigd moment. Zo ben je niet alleen met je software altijd bij, maar ook op het gebied van wet- en regelgeving.
Beveiligd platform
AFAS is dagelijks bezig om de veiligheid van het platform te waarborgen. Het cloudplatform AFAS Online is dan ook ISO 27001:2013 en ISAE 3402 type II gecertificeerd.
Daarnaast wordt het platform ook regelmatig getest met een Attack & Penetration test. Het datacentrum, de verbinding en het gegevensbeheer staan onder streng toezicht. Zo ben jij ervan verzekerd dat jouw bedrijfsgegevens veilig in de cloud staan.
Koppelen met AFAS
Koppel je favoriete software aan AFAS
Bij veel organisaties zijn bepaalde gegevens van bijvoorbeeld medewerkers of klanten ook in andere softwareproducten vastgelegd. Het resultaat is dat dezelfde gegevens op verschillende plekken in de organisatie bewaard en beheerd worden.
Dat resulteert in een grotere kans op fouten en veel verloren tijd. Hoe voorkomen? Werk je bijvoorbeeld met een sectorspecifieke applicatie en tegelijkertijd ook met onze software, dan hoef je gegevens niet dubbel in te voeren. Met de Connectoren van AFAS zorg je ervoor dat beide applicaties realtime met elkaar gekoppeld zijn en veilig data kunnen uitwisselen.
Gecertificeerde koppelingen
Veel softwareleveranciers hebben een standaardkoppeling ontwikkeld met AFAS. Zo ben je ervan verzekerd dat deze getest is op de werking en veiligheid, onderhouden wordt én is gecertificeerd door AFAS.
De AFAS Template
Jouw organisatie is uniek, jouw bedrijfsprocessen niet. Daarom hebben wij in de AFAS Template alvast veel processen voor je ingericht, specifiek op basis van de best-practices vanuit jouw sector.
In de afgelopen 25 jaar zijn er ruim 12.000 klanten geïmplementeerd met ons product. Op basis van die ervaringen hebben wij een template ontwikkeld. De template kun je zien als een vast sjabloon waarin de meest voorkomende processen voor jou klaar staan om in gebruik te nemen. Doordat we jou met de best-practice binnen je sector implementeren, hoef je zelf het warm water niet opnieuw uit te vinden. Bovendien maak je gebruik van een (actuele) werkwijze die jou tijd en geld bespaart.
Ook wanneer je al langer met AFAS werkt, profiteer je nog van de best-practises. De meeste leveren we gewoon uit bij een nieuwe versie zodat jij er direct mee aan de slag kan.
Dit is AFAS
AFAS België is een bedrijf dat staat voor enthousiaste medewerkers, transparante communicatie en een positieve bedrijfscultuur. Dat zijn volgens ons de ingrediënten om aangenaam te werken en om tegelijkertijd uitstekende software te maken. Met z’n allen hebben we als doel om onze 12.000 klanten en meer dan 2,1 miljoen gebruikers efficiënt te laten werken en échte fans van AFAS te maken.
Wij inspireren je graag! Hoe dan? Neem nu ons product. Wij maken ERP-software. Dat klinkt niet heel sexy, maar het is wel onmisbaar voor ieder bedrijf. Als bedrijf wil je bezig zijn met je product of dienstverlening, niet met de administratieve processen die daarbij horen. Daar helpt onze software je bij. Door slimme automatisering zorg je ervoor dat bedrijfsprocessen vereenvoudigd worden of zelfs verdwijnen. Zo heb jij nog meer tijd voor waar het om draait: ondernemen.
Feiten & Cijfers
Hieronder tref je een aantal feiten en cijfers die ons typeren. Met €10 miljoen omzet, 60 enthousiastelingen en één softwareproduct vormen wij de Belgische vestiging van een trots familiebedrijf.
Prachtige klanten waar we iedere dag ons best voor doen.
Meer dan 60 medewerkers staan iedere dag voor je klaar!
De software uitbreiden naar ERP
De software van AFAS is te krijgen in twee smaken: de HRM-oplossing of onze volledig ERP-suite. In de ERP-suite komen, naast HRM, ook de rest van je bedrijfsprocessen samen: Financieel, CRM, Inkoop, Ordermanagement, Abonnementen en Projecten.
Je kunt in een later stadium gemakkelijk uitbreiden naar de volledige ERP-suite. Je hoeft hiervoor niet over te stappen naar een ander product. Wil je daar meer over weten?