Eén pakket om al jouw processen in vast te leggen

Het werken met een abonnementsmodel wordt steeds meer toegepast. Als je abonnementen aanbiedt, wil je geen gedoe hebben met beheer en periodiek factureren. De abonnementensoftware van AFAS helpt je het overzicht te bewaren en al je abonnementen eenvoudig te beheren en te factureren.

Het verkopen van een abonnement op producten en diensten biedt mooie kansen om snel uit te breiden met je klantenbestand. Bovendien zorgt het ook voor een mooie basis van repeterende omzet. Het risico is dan wel dat de administratieve lastendruk toeneemt. Met de abonnementen functionaliteit van AFAS heb je duidelijk inzicht in de in- en verkoopprijs, prijsafspraken per klant, kun je automatisch factureren en verwerk je de omzet met één druk op de knop in je boekhouding. Zo heb je maximaal resultaat met minimale administratieve handelingen.

Dit kan je met abonnementen

• Abonnementsfacturatie (ook pro forma)
• Abonnementen met vreemde valuta
• Afwijkend incasseren
• Collectieve prijswijzigingen
• Crediteren
• Transitorisch opbrengsten boeken

De AFAS Finance Auditor is jouw persoonlijke boekhoudassistant. Standaard controleert die je boekhouding op meer dan 100 fouten en waarschuwingen. Je kunt hier ook eenvoudig zelf punten aan toevoegen. Vanuit de melding navigeer je direct door naar de bron om het probleem te verhelpen.

Doe dit in ieder geval bij de maandafsluiting, maar mooier is het natuurlijk als dit in je wekelijkse werkzaamheden terug te vinden is.

Met de BI-dashboards toon je belangrijke financiële data op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. En dat levert je actuele stuurinformatie op!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

• Btw Recap
• Budgethouder
• Contractbeheer
• Crediteuren
• Debiteuren
• Dichtraming winst en verlies
• Exploitatie (+ verbijzonderd)
• Liquiditeit
• Jaarrekening
• Vaste activa
• Verkoopomzet
• Winst en Verlies

Het maken van een btw-aangifte is nu eenmaal verplicht. Per periode dient de btw-aangifte opgemaakt te worden en digitaal opgegeven aan de Belgische belastingdienst. Dat moet binnen één maand na het aangiftetijdvak.

Gelukkig wordt ook de btw-aangifte een stuk makkelijker met AFAS Software. Zo wordt de aangifte digitaal verzonden via het AFAS certificaat. En alles gaat volledig digitaal. Dus niets meer handmatig invoeren op de site van de belastingdienst.

Elke organisatie heeft te maken met inkoop. Zijn het geen handelsgoederen of diensten van derden, dan zijn het wel kantoorbenodigdheden of relatiegeschenken. Echter zijn veel inkoopprocessen niet voldoende vormgegeven binnen de organisatie en haar informatiesystemen. Dat leidt in de praktijk tot een wildgroei aan leveranciers en een gebrek aan grip op kwaliteit en inkoopvoorwaarden. Door inkoopprocessen strategisch te benaderen en te borgen in jouw ERP-systeem houd je grip op het proces en de uitkomsten hiervan.

Daarom werk je met inkoopaanvragen. De aanvraag loopt via een workflow en wordt omgezet naar offerte of order. Aanvragen doe je vanuit een productcatalogus, via een vrije aanvraag of via een OCI-koppeling. OCI is er om vanuit de webshop van de leverancier te bestellen en automatisch een inkoopaanvraag in AFAS vast te leggen.

Weten welke kosten je kunt verwachten en wanneer die betaald moeten worden is van cruciaal belang voor jouw organisatie. Daarbij is een goede vastlegging van verplichtingen en contracten met leveranciers essentieel. Zo worden onverwachte en onbedoelde contractverlengingen voorkomen!

De software stelt je proactief op de hoogte wanneer een contract afloopt. Ook kunnen facturen automatisch worden betaald omdat je dit al vastgelegd hebt in het contract.

Een tevreden klant zal ook bereid zijn om de factuur te betalen. Als iedereen de ontvangen facturen op tijd zou betalen, heb je geen debiteurenbeheer nodig. De werkelijkheid is echter anders. Helaas behoort het versturen van één of meerdere aanmaningen tegenwoordig tot de normaalste zaak van de wereld. Het bewaken van de vervallen posten en een aanmaningsproces inrichten is daarom ook noodzakelijk. Heeft de klant echter te veel betaald of is het saldo door het verstrekken van een creditnota negatief, dan kun je het saldo ook terugbetalen.

Of het nu gaat om abonnementen, aanmaningen of incasso-opdrachten, met AFAS Software maak je je debiteurenbeheer een stuk makkelijker. En met het bijbehorende dashboard weet je altijd hoe je debiteurenbeheer ervoor staat.

Vaarwel papieren factuurstromen: E-factureren is de nieuwe realiteit. Automatisch gegenereerd en verwerkt, zonder menselijke handelingen. Zo voorkom je fouten en tijdrovend dubbel werk.

Vanaf nu verloopt het factuurproces volledig digitaal. Je geniet gelijk van de voordelen: het is veiliger, goedkoper en sneller. AFAS is al sinds 2008 volledig UBL-ready – en dat is niet voor niets. En als je het nu nog niet gebruikt: zelfs de overheid is om. En dat is niet voor niets!

De periodecijfers zijn niet eenmaal per jaar, kwartaal of maand beschikbaar, maar ze worden dagelijks bijgewerkt en ze zijn volledig inzichtelijk. Het werken vanuit de gedachte dat de exploitatie centraal staat om de organisatie te sturen geeft niet alleen de financieel onderlegde mensen sturing, maar is beschikbaar voor de hele organisatie.

Inkoopfacturen verwerken kan op diverse manieren in Profit, zoals via e-facturen, scan & herken-apps of inkoopjournaalposten. AFAS richt zich op de toekomst van e-facturen (ubl), maar in de praktijk wordt nog maar 10% van alle facturen als e-factuur uitgewisseld.

PDF-facturen zijn arbeidsintensief om te verwerken. Scan & herken maakt dit proces eenvoudiger door gegevens op de PDF te lezen en herkennen. Dat maakt inkoopfacturen eenvoudiger te verwerken, ongeacht hoe ze worden aangeleverd.

Hoe werkt het precies?

Het kosteloze gebruik is op basis van fair use. Fair use betekent dat we uitgaan van het verwerken van facturen in de administratie van de eigen onderneming. De functionaliteit is niet bedoeld voor dienstverlening aan derden.

Het verwerken van de administratie is een dagelijks terugkerende activiteit. Sommige mutaties doe je dagelijks en andere wekelijks of zelfs maandelijks. Om sturing te geven aan je organisatie is het een must om bij te zijn met de administratieve verwerking. Als je maandcijfers moet aanleveren en de helft is geboekt, kun je beter niets aanleveren. Het is van belang om je processen die invloed hebben op het resultaat met zo min mogelijk inspanning uit te voeren.

Met AFAS Financieel verwerk je eenvoudig:

• Beginbalans
• Mutaties boeken
• Bankafschriften (automatisch in te lezen met de bankkoppeling)
• Facturen (+ E-facturen)
• Loonjournaalposten
• Betaalopdrachten
• Domiciliëringen
• Terugbetalingen
• Vaste activa
• Rekeningcourant

Met OutSite bouw jij je eigen klantportaal. Uniek aan OutSite is dat je gegevens uit je ‘backoffice’ ophaalt en in een veilige omgeving aanbiedt aan de buitenwereld. En dankzij het content management systeem (CMS) achter Outsite bouw en onderhoud je eenvoudig zelf je eigen website.

Wat voor portalen kan je maken met OutSite?

• Accountancyportaal
• Bedrijfswebsite
• Bestelportaal
• Cursusportaal
• Klantportaal
• Vrijwilligersportaal
• Werken-bij site

Voorbeeld cursusportaal

Voorbeelden van processen via je eigen klantportaal:

• Inzicht in facturen
• Offertes digitaal ondertekenen
• Abonnementen beheren
• Incidenten & ticketing
• Cursusmanagement

Met forecast heb je inzicht in alle lopende trajecten van sales, de mogelijke scoringskansen en de te verwachten orders in de komende periode. Daarnaast leg je ook bij de niet gescoorde orders vast waarom die niet zijn gescoord. Deze schat aan informatie kun je mooi gebruiken om je organisatie te verbeteren. Je kunt de reden waarom een klant niet voor je kiest aanpakken zodat dit een volgende keer niet meer gebeurt. Ook kun je vastleggen met welke concurrenten je in de race zit voor een bepaald order.

Slim werken met forecasting

• Forecast kan gevuld worden op basis van offertes uit ordermanagement.
• Forecast vormt de basis van de voorcalculatie in projecten.
• De salesmedewerker heeft inzicht in zijn of haar trajecten.

Leg het hele salesproces vast

• Forecastgroepen
• Reden afgelegde of succesvolle forecast
• Bron
• Concurrenten
• Forecast statussen
• Contactmoment
• Workflow offerte
• Campagnes (marketing)

Vanuit verschillende onderdelen van het systeem wordt het dossier automatisch gevuld. Afhankelijk van de organisatie zullen de klanten worden bediend vanuit een bepaald onderdeel uit het ERP-systeem. Zo zal een handelsonderneming vanuit ordermanagement gaan factureren, een bouwonderneming vanuit de projectadministratie, een projectontwikkelaar vanuit de abonnementenadministratie. Al deze bedrijfsprocessen zorgen voor een automatische dossiervorming.

Wat wordt automatisch vastgelegd?

• Abonnementen (denk aan facturen en contracten)
• Cursusadministratie
• Debiteurenbeheer
• Facturatie
• Projectadministratie

Met cursusmanagement ben je gegarandeerd van een snelle, geïntegreerde en trefzekere afhandeling van alle inschrijvingen van relaties die bij jou een cursus, seminar of een evenement bijwonen. Uiteraard kun je ook interne trainingen aanmaken en automatisch bijhouden wie van de medewerkers aanwezig is. Je kunt zelfs cursustrajecten klaarzetten voor je collega’s.

De belangrijkste functies

• Automatische dossiervorming
• Automatische facturatie
• Automatische herinneringen
• Bijhouden van presentielijsten
• Certificaten genereren
• Cursussen aanbieden via je eigen portaal
• Integratie met de boekhouding
• Inzicht met dashboards
• Kortingsvouchers beheren

Cursusmanagement voor intern

Medewerkers kunnen zichzelf eenvoudig via het interne portaal inschrijven voor een cursus. Die inschrijving kan ter controle eerst uitkomen bij de leidinggevende of de afdeling die erover gaat. Op de achtergrond wordt ondertussen alles automatisch in het digitale dossier opgeslagen. Zo behoud je altijd inzicht in de ontwikkeling van je medewerkers!

Cursusmanagement voor extern

Met cursusmanagement is het proces van inschrijving tot facturatie van cursussen optimaal ingericht. Je bent verzekerd van een snelle, geïntegreerde én trefzekere afhandeling van alle inschrijvingen van relaties die bij jou een cursus of seminar volgen.

Met de software van AFAS heb je alles in huis om aan de meest actuele privacywetgeving te voldoen. Zo weet je zeker dat de privacy van je relaties gewaarborgd is. Prettig voor jouw organisatie én voor je relaties. Je kunt ons op onze blauwe ogen vertrouwen, en daarnaast hebben we uiteraard verschillende certificeringen. Zo toont het Data Pro-certificaat aan dat je met onze software kunt voldoen aan de AVG-wetgeving.

Met de BI-dashboards toon je belangrijke CRM-data op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. En dat levert je actuele stuurinformatie op!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

• Cursusmanagement
• Dossiers
• Event intelligence
• Forecast per sector of afdeling
• Gesloten forecast
• Niet-gescoorde forecast
• Open forecast
• Open workflows

Met Employee Self Service ligt administratie niet meer bij één persoon of afdeling. In plaats daarvan is de administratieve druk verspreid over de organisatie. Door te kiezen voor administratie bij de bron, voorkom je fouten. Employee Self Service werkt makkelijk, inzichtelijk en sneller.

De voordelen van Employee Self Service:

•  Minder foutgevoelig
•  Informatie is altijd up-to-date
•  Meer inzicht
•  HR heeft tijd voor strategisch HRM
•  Afgestemd op jouw bedrijf
•  Medewerkers zijn 24/7 beschikbaar

Voorbeelden van Employee Self Service

• Gegevens wijzigen (adres, telefoonnummer)
• Verlof aanvragen
• Ziekmelden
• Declaraties indienen

Managers hebben het liefst zelf de touwtjes zoveel mogelijk in handen. Met Manager Self Service (MSS) nemen ze een deel van de HR-werkzaamheden over.

Meer werk? Nee hoor. Managers en leidinggevenden zijn hierdoor meer betrokken bij de medewerkers. Doordat managers altijd werken met de meest actuele gegevens, zijn ze op de hoogte van wat er speelt en kunnen ze eerder bijsturen als dat nodig is.

De voordelen van Management Self Service:

• Minder foutgevoelig
• Taakgestuurd werken
• Recht op mutaties invoeren van eigen afdeling
• Inzicht in ken- en stuurgetallen van de afdeling
• HR heeft tijd voor strategisch HRM

Voorbeelden van Management Self Service

• Personeelsdossiers van medewerkers inzien en wijzigen
• Declaraties beoordelen
• Verlof accorderen en verzuim melden
• Vastleggen gespreksverslag talentmanagement
• Medewerkers in dienst en uit dienst melden
• Contracten verlengen of opzeggen

Onze HR-software is naadloos geïntegreerd met verschillende sociaal secretariaten. Dankzij die koppeling bespaar je nog meer tijd en kosten op je HR-afdeling. Handmatige handelingen zijn niet meer aan de orde. Je kan vanaf nu opdracht geven tot het uitbetalen van voorschotten of lonen via de software van AFAS.

Partners van AFAS

AFAS heeft een volledige standaard interface ontwikkeld met de volgende 5 sociaal secretariaten: Acerta, SD Worx (eBlox), Group S, Partena (ExpertSalary) & Liantis (Hora). Naast die interfaces koppelen we uiteraard ook met andere sociaal secretariaten.

Door voortaan met workflows te werken, verdwijnt administratief werk. En de geautomatiseerde controles besparen je een hoop tijd. Dit alles zorgt ervoor dat jij als loonadministrateur meer tijd overhoudt voor de specialistische payrollzaken.

De voordelen van de loonadministratie met AFAS

• HRM & Payroll vanuit één systeem
• Minder administratie dankzij slimme automatisering
• Inzicht met dashboards
• Inzicht in loonkosten op basis van berekende gegevens
• Loonfiche in het digitale dossier van de medewerker

Het standaard werving- en selectieproces zit vol kleine administratieve stapjes. Van het opzetten van de vacature tot aan het achter-de-schermen voorbereiden van een eerste werkdag.

Met de software van AFAS regel je alles vanaf één centrale plek. Door OutSite (je eigen Werkenbij-site) en InSite (je eigen medewerkersportaal) met elkaar te verbinden, bouw je een compleet eigen sollicitatieportaal. Hier voeren kandidaten zelf hun gegevens in. Vervolgens start het systeem automatisch interacties met ze op. Sollicitant Self Service, noemen we dat. En heb je een nieuwe vacature? Met de job alert breng je de juiste kandidaat op de hoogte.

Naast de Sollicitant Self Service bestaat ook de mogelijkheid om je externe werving- en selectiepartners te laten inloggen op het portaal. Ze kunnen daar kandidaten voorstellen op de openstaande vacatures. Ze loodsen hun kandidaat deels door het proces tot het moment dat jullie het overnemen en de sollicitant eventueel in dienst melden. Dat gebeurt allemaal vanuit hetzelfde portaal. Je kan zelfs inzicht krijgen in het aantal kandidaten dat een partner heeft voorgesteld én hoeveel er daarvan effectief zijn gestart.

Uiteraard kan er solide managementinformatie worden geraadpleegd om zo het recruitmentproces goed te kunnen monitoren.

Gemiddeld verlaat 35% van de nieuwe medewerkers het bedrijf binnen 2 jaar. Zeker bij grote organisaties kan dit veel administratie met zich meebrengen. Het is daarom interessant om dit proces zoveel mogelijk te automatiseren.

Instroom

Als je een geschikte kandidaat hebt voor een functie, dan start het proces van indienst melden. Dit proces start de manager in InSite. Door gebruik te maken van profielen en workflows vindt het proces volledig gecontroleerd en digitaal plaats. Onze ID-check d.m.v. Valicare (optioneel) zorgt ervoor dat dit helemaal foutloos gaat.

Na het indienst nemen van de medewerker wil je dat de medewerker zo snel mogelijk succesvol is. Daarvoor heeft de medewerker tools nodig. Dit kan een laptop of telefoon zijn, maar ook een opleidingstraject. Door workflows slim in te richten, worden al deze taken automatisch opgestart. Zo krijgt jouw nieuwe medewerker een vliegende start!

Doorstroom

Vanaf de eerste dag dat de medewerker in dienst is, werkt die aan zijn/haar carrière. In AFAS Software leg je alles vast. En dit resulteert weer in de nodige managementinzichten. Je beheert eenvoudig:

• Contractverlenging
• Loonwijziging
• Functiewijziging
• Contractwijziging
• Roosterwijziging
• Overplaatsing

Uitstroom

Er zijn ook medewerkers die je organisatie verlaten. Is het proces van de uitstroom al geregeld? Leg je de inhoud van het exitgesprek vast? Dat levert zinvolle informatie op om de bedrijfsvoering te verbeteren. Leg de reden van uitstroom ook vast, zodat je die kunt gebruiken voor statistische gegevens.

Binnen InSite bestaat een ESS/MSS-functionaliteit om jezelf uit dienst te melden. De workflow erachter zorgt dat de personeelsadministratie ook op de hoogte wordt gebracht van het vertrek van de medewerker om de laatste salarisuitbetaling te regelen.

Doorstroom of talentontwikkeling is een belangrijk onderdeel van goed talentmanagement. Breng de competenties van medewerkers in kaart en check welke ze nodig hebben voor hun functie. Of kijk of hun huidige competenties met een beetje ontwikkeling of aanpassing goed bij een andere functie passen. Sommige bedrijven werken met een model voor talentontwikkeling. Misschien is dat ook iets voor jouw organisatie.

Opleidingsportaal voor medewerkers

Op InSite is een kennisportaal beschikbaar waarop je alle informatie vindt over de opleidingen, cursussen en diploma’s.

Alle door jou gevolgde opleidingen en cursussen staan in je medewerkerdossier. Voorzien van een certificaat van deelname of een diploma. Om je talent verder te ontplooien kun je je op je kennisportaal ook inschrijven voor nieuwe opleidingen of cursussen.

Competentiemanagement (gesprekkencyclus)

De persoonlijke ontwikkeling kun je sturen via competentiemanagement zodat er per functie vastligt welke competenties vereist zijn. Daarnaast kun je gebruik maken van gesprekkencyclus zodat de persoonlijke ontwikkeling ook geborgd is in het dossier van de medewerker.

Met AFAS Software weten je medewerkers altijd hoeveel verlofdagen zij nog hebben. En dankzij Employee Self Service (ESS) boek je eenvoudig zelf je verlof met de AFAS Pocket app of via InSite.

Self Service voor verlof

• Kopen, verkopen, boeken of intrekken van verlof
• Verlofreeksen
• Verschillende verlofsoorten als vakantie, ouderschapsverlof, onbetaald en bijzonder verlof
• Reden van verlof (zelf te beheren)

Slimme integraties

• Koppeling met Projecten (optioneel)
• Koppeling met je agenda (optioneel)

Verzuim heeft te maken met afwezigheid als gevolg van ziekte. Het proces start met de ziekmelding, waarna eventueel een ziekteattest opgeladen kan worden en wordt afgesloten als het werk weer wordt hervat. Het verloop van het verzuim wordt via workflowtaken gestuurd.

De uitgebreide mogelijkheden van verzuim in AFAS:

• Inzicht in verzuimcijfers via dashboards
• Verzuimprofielen
• Ziekteattest

In België kennen we verschillende soorten schorsingen, zoals tijdskrediet, thematische verloven en langdurige ziekte of gedeeltelijke werkhervatting. De medewerkers kunnen een schorsing aanvragen en die wordt daarna via de workflow goedgekeurd. Zowel de schorsing als het rooster worden vervolgens aangeleverd aan het sociaal secretariaat voor een juiste uitbetaling.

Ouderschapsverlof & geboorteverlof

Bij de geboorte van een kind wordt dat kind toegevoegd als familielid in het HR-systeem. AFAS Software zal op basis van de wetgeving automatisch de wettelijke saldo’s toekennen aan de medewerker. Op die manier kan die ook zijn schorsing of geboorteverlof opvragen.

De thuiswerkende medewerker door de coronapandemie is een nieuwe uitdaging voor HR. Hoe regel je de specificatie van reiskosten en de introductie van de thuiswerkvergoeding? En hoe behoud je inzicht in de bezetting?

In AFAS Software kunnen medewerkers hun thuiswerkdagen vastleggen. Dat geeft je inzicht in de bezetting op de afdeling.

Het ‘recht om vergeten te worden’ kan eenvoudig worden uitgevoerd om de betreffende gegevens te blokkeren voor gebruik, te verwijderen of onherkenbaar te maken. Binnen AFAS zijn er verschillende mogelijkheden voor.

In de wetgeving is veel aandacht voor ‘dataportibiliteit’. De mogelijkheden in onze software, zoals analyses, rapporten via pdf en/of XML zijn voldoende om aan de wetgeving te kunnen voldoen. Het is mogelijk om gegevens die niet meer in gebruik zijn te blokkeren evenals om dossierstukken en sollicitanten te kunnen verwijderen. Ook worden acties zoals ‘verwijderen’ vastgelegd, zodat kan worden aangetoond dat gegevens verwijderd zijn.

Met de BI-dashboards toon je belangrijke HR-data op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. En dat levert je actuele stuurinformatie op!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

• Bezetting
• Formatiebeheer
• Loonbeslagen en leningen: ESS
• Loonbeslagen en leningen: HRM
• Loonkosten
• Loonmutaties
• Ontwikkeling loonschalen
• Organigram
• Sociaal: Kengetallen
• Sociaal
• Sociaal jaarverslag
• Succession planning
• Verlof: ESS
• Verlof: HRM
• Verlof: MSS
• Verzuim: ESS
• Verzuim: HRM
• Verzuim: MSS
• Vlootschouw
• Wagenpark
• Werving en selectie

Een heldere voorcalculatie zorgt voor transparantie bij jou én de opdrachtgever. Om inzichtelijk te hebben hoeveel uren en materialen er aan een project kunnen of mogen besteed worden, maak je gebruik van de voorcalculatie.

De kracht van een ERP-systeem

Wanneer je projectgestuurd werkt zijn er vaak meerdere afdelingen bij betrokken. En daar komt de nodige administratie bij kijken. Gelukkig hoef je die in AFAS Software nooit meer handmatig over te typen. Zo kan je ook de voorcalculatie vullen vanuit een salesforecast of een verkoop van producten. En vervolgens plan je medewerkers (opgeslagen in HRM) in op een project. Ideaal!

Wat kan je allemaal vastleggen in de voorcalculatie?

• Autorisatie
• Logging (optioneel)
• Geldigheidscombinaties
• Offerteregels
• Voorcalculatieregels voor intern gebruik
• Factuurtermijnen
• Projectbon
• Bestelvoorstel / inkooporder
• Teams
• Projectfases
• Kosten-, werk- en uursoorten

Gemaakte uren, kosten en materialen boek je direct op een project. Je kan zelf uren, kosten of materialen boeken via de nacalculatie, maar je kan die ook overnemen uit de voorcalculatie. 

De kracht van een ERP-systeem

Ook de nacalculatie profiteert van de kracht van het ERP-systeem. Alle projectadministratie komt samen in één systeem. Of dit nu om de facturatie gaat of de beschikbaarheid van medewerkers.

Integratie met HRM

Wanneer een medewerker gemaakte kosten digitaal declareert, dan komen die direct in je nacalculatie. Dat geldt ook voor verlof en verzuim. Je kan er ook voor kiezen om urensoorten en/of werksoorten te koppelen aan een looncomponent. Zo kunnen de regels automatisch meegaan in de loonverwerking. Uiteindelijk wordt de geboekte nacalculatie door een leidinggevende geaccordeerd en/of gereedgemeld. Na gereedmelding kunnen de regels die doorbelast worden aan de klant, gefactureerd worden.

Uren schrijven is vast niet jouw hobby. Toch is het voeren van een uren- of tijdregistratie van groot belang voor veel organisaties. Enerzijds voor het opmaken van de factuur, anderzijds voor het voeren van een volledige administratie.

Daarom maakt AFAS het je makkelijk. Registreer uren snel en gebruiksvriendelijk via InSite of de AFAS Pocket app zodat je weer verder kunt met zaken die echt belangrijk zijn. En ondertussen is de administratie daardoor altijd up-to-date!

Uren gereedmelden

Als leidinggevende accordeer je uren voordat die automatisch doorgezet worden voor facturatie. Ook dat doe je eenvoudig via InSite of de AFAS Pocket app.

Door in teams te werken vorm je eenvoudig verschillende projectteams. Zo breng je het project samen tot een goed einde!

De voordelen van werken met teams

• Wijs standaardtaken toe aan teamleden op basis van hun rol
• Werk samen met externe projectleden
• Autoriseer medewerkers op basis van hun teamrol

Samenwerken met externen

Met OutSite (je eigen portaal) geef je relaties toegang tot hun eigen projecten en gegevens. Dit is Project Self Service voor je klanten. Ze zijn zo niet alleen altijd op de hoogte, maar je kunt ook echt samenwerken met je klant in een beveiligde omgeving.

Wanneer jij een mooi project oplevert, is de factuur een logisch gevolg. En door de projectadministratie met AFAS zo slim mogelijk in te richten, is de factuur een logisch gevolg van je projectadministratie. Het is dus logisch dat je de projectadministratie en de boekhouding vanuit één systeem doet!

Er zijn verschillende manieren om een project te factureren. De volgende type facturen zijn beschikbaar:

• Projectfactuur (Automatische en handmatige projectfactuur)
• Termijnfactuur
• Conceptfactuur
• Intercompanyfactuur

AFAS kent drie standaardmethoden voor Onderhanden Werk.

• Resultaat o.b.v. gereed project (CC)
• Resultaat o.b.v. nacalculatie (NTF)
• Resultaat o.b.v. voortgang (POC)

Je leest alles over Onderhanden werk in deze blog.

Met de BI-dashboards toon je belangrijke data op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. En dat levert je actuele stuurinformatie op!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

• Declarabiliteit
• Projectstatistieken
• Project projectleider
• Project Self Service

Je voorraadbeheer is op veel manieren verweven met andere afdelingen binnen je bedrijf. Daarom moet een voorraadbeheersysteem naadloos aansluiten op je bedrijfsprocessen en afdelingen.

Vaak zijn marges namelijk flinterdun. Klanten willen steeds snellere en betere service. Daarom is een efficiënte bedrijfsvoering cruciaal. Staat je voorraad op verschillende locaties? Heb je honderden leveranciers? Geen probleem: in AFAS Software staat alle informatie op één centrale plek.

De voordelen van voorraadbeheer met AFAS

• Realtime overzicht over je voorraaden
• Ondersteuning van artikelen, werksoorten, kosten, samenstellingen en serie- en partijartikelen
• Meerdere magazijnen beheren
• Integratie met je boekhouding
• Eenvoudig te koppelen met bijvoorbeeld webshops, scanoplossingen, productconfiguratie en MRP-systeem

In de backoffice komt alle administratie samen. Leg je artikelen en prijzen vast en het systeem zorgt dat heel veel administratie verdampt. En door het slim inrichten van processen maak je je organisatie schaalbaar, zonder te groeien in de administratieve druk.

Krijg grip op:

• Artikelen
• Prijzen
• Magazijnen
• Ontvangst
• Uitgifte
• Op-, af en overboekingen
• Inventarisatie
• Financiële administratie

Je moet eerst goederen inkopen voordat ze verkocht kunnen worden. Je doorloopt een cyclus van offerte, order, bestelling en ontvangst. AFAS maakt jouw inkoopproces eenvoudiger én biedt je de inzichten die je nodig hebt.

De voordelen van inkoop met AFAS

• Het proces van bestelling tot ontvangst vindt plaats in één systeem
• Leg contractafspraken vast en profiteer van automatische herinneringen
• Met inkoopaanvragen starten collega’s zelf het inkoopproces
• Tientallen OCI-koppelingen standaard beschikbaar
• Veel automatisch te realiseren binnen het proces van inkoop

Verkoop van goederen levert jou omzet op. Logisch dat je dit proces dus goed geregeld hebt. In AFAS Software leg je het hele verkoopproces vast. Van forecast tot offerte, order en pakbon. Na de pakbon, die zorgt voor de financiële afboeking van de voorraad, volgt de factuur. En doordat je de financiële administratie vanuit hetzelfde systeem doet, is zowel de boekhouding als je voorraad altijd up-to-date!

De voordelen van verkoop in AFAS Software

• Het hele proces van bestelling tot levering in één systeem
• Integratie met de financiële administratie
• Verkopen worden direct verwerkt in de voorraad
• Actueel beeld van je verkoopomzet

Als je van verschillende grondstoffen of artikelen een nieuw product of artikel maakt, dan spreken we van een productieproces of assemblage.

Maak het productieproces makkelijker met AFAS

• Elk moment van de dag inzicht in je verkoop-, inkoop- en voorraadgegevens
• Het hele proces van inkoop, assemblage tot verkoop in één systeem
• Maak gebruik van partij- en serienummers
• Maakartikelen kun je zelf in elkaar zetten (produceren) of inkopen of uit elkaar halen (decompositie). De software ondersteunt je in het hele proces.

Met de BI-dashboards toon je belangrijke data op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. En dat levert je actuele stuurinformatie op!

De volgende dashboards zijn standaard beschikbaar:

• Actuele voorraad
• Inkoop
• Spendmanagement
• Verkoop
• Verkoopomzet
• Voorraad

In de software van AFAS kun je gegevens vastleggen die bijdragen aan een betere wereld. In dit dashboard krijg je inzicht in deze gegevens. Op één handige plek. Hierin wordt je vastgelegde bedrijfsinformatie rondom milieu en mensen gevisualiseerd. Denk aan:

• CO2-uitstoot
• Energieverbruik
• Percentage zelf opgewekte energie
• Samenstelling medewerkersbestand, zoals: afkomst, gender en leeftijd
• Gereden kilometers van je wagenpark
• Percentage elektrische leasewagens

Planeet: Goed zijn voor de aarde

• Gebruik minder papier: profiteer van de kracht van digitalisering met digitale dossiers, ondertekening, facturen, Pocket urenregistratie en dashboards.
• Zorg voor een verantwoord wagenpark: beheer en optimaliseer je wagenpark met het Wagenpark Dashboard.
• Kijk waar ruimte is voor verbetering: registreer en evalueer je CSR-prestaties met het CSR-dashboard.

Mens: Goed zijn voor je mensen

• Betere werk-privé balans: faciliteer thuiswerken voor een betere work-life balance.
• Houd rekening met mensen met een beperking: maak je websites toegankelijk voor iedereen met digitoegankelijkheid.
• Creëer zinvol werk: automatiseer repeterend controlewerk met workflows voor onder andere inkoopaanvragen, verlof, declaraties en uitzend urenbriefjes.
• Borg en deel kennis in InSite: creëer een online kennisbank met documentmanagement en ontwikkel eigen online cursussen.

Profit: Stimuleer anderen om meer met CSR bezig te zijn

• Zet anderen aan het denken: gebruik de workflow Leveranciersbeoordeling om bewustzijn rond CSR bij leveranciers te vergroten.
• Geef ruimte aan goede initiatieven: realiseer hergebruik van goederen en zet documentmanagement in voor het organiseren van ruil- of hulpacties.
• Help je mensen elkaar te leren kennen: verbeter de interne communicatie en relaties met de Wie is Wie op InSite en in de Pocket app.
• Waardeer je werkers en leveranciers: zorg voor eerlijke en tijdige betaling voor geleverde diensten.

Vanaf 2024 gaat de CSRD-wetgeving in. Daardoor gaat CSR een belangrijke rol spelen voor elke organisatie. Grote organisaties moeten hier vanaf 2024 ook over rapporteren.

De invoering van de CSRD betekent concreet dat je als organisatie moet gaan rapporteren over wat je doet aan duurzaamheid. Als je al bezig bent met maatschappelijk verantwoord ondernemen, heb je in ieder geval al beleid gemaakt en doelen gesteld. Ben je daar überhaupt nog niet mee bezig? Dan is dit je eerste stap.

We vertellen je er graag meer over in onze blog: Wat is Corporate Social Responsibility? Betekenis en uitleg.